การวางระบบบัญชี
ขั้นตอน
- ดูงาน ณ สถานประกอบการของลูกค้า
- ดูระบบเอกสาร รับเข้า – จ่ายออก
- ระบบใบสำคัญ รับจ่าย
- การควบคุม ต้นทุน
- การจัดทำงบประมาณ รายรับ – รายจ่าย
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
- สำรวจ วางแผนและวิเคราะห์งาน โครงสร้างเดิมทั้งหมด, เสนอความเห็นการปรับปรุงโครงสร้างเดิม และออกแบบกำหนดระบบบัญชี เพื่อให้เกิดความเหมาะสมและเพื่อความสอดคล้องกับโปรแกรม
- จัดเตรียมความพร้อมพนักงานและกำหนดหน้าที่รับผิดชอบ
- การวางระบบเบื้องต้นโดยโปรแกรม
- การบันทึกข้อมูล
- การเรียกดูข้อมูลและการนำข้อมูลสารสนเทศด้านบัญชีมาใช้ ภายใต้การทำงานของทีมผู้สอบบัญชีรับอนุญาต
ขอบเขตของงาน
- บริการวางระบบบัญชี ด้วยโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปโปรแกรมเอ็กเพรส
- บริการวางระบบและดูแล งานซื้อ-ขาย-งานผลิต
- ขั้นตอนและทิศทางการเดินเอกสารภายใน ด้วยโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป
- ขั้นตอนการทำงานของการวางระบบบัญชี
- สำรวจ วางแผนและวิเคราะห์งาน โครงสร้างเดิมทั้งหมด
- เสนอความเห็นการปรับปรุงโครงสร้างเดิม
- ออกแบบกำหนดระบบบัญชี เพื่อให้เกิดความเหมาะสมและเพื่อความสอดคล้องกับโปรแกรม
- จัดเตรียมความพร้อมพนักงานและกำหนดหน้าที่รับผิดชอบ
- การวางระบบเบื้องต้นโดยโปรแกรม
การบันทึกข้อมูล
- การเรียกดูข้อมูลและการนำข้อมูลสารสนเทศด้านบัญชีมาใช้
- การจัดเก็บสำรองข้อมูล
- การแก้ไขปัญหาอันเกิดขึ้นในการใช้โปรแกรม
- ประเมินการทำงาน-ทดสอบและติดตามปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นภายหลังจากที่ได้ปรับปรุงโครงสร้าง
เงื่อนไขการชำระเงิน
ในวันทำสัญญาชำระ 70% ของอัตราค่าจ้าง ส่วนที่เหลือ 30% จะชำระในวันสุดท้าย
ระยะเวลาการทำงาน
จนกว่าจะวางระบบตามเป้าหมายเรียบร้อย แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความร่วมมือของบุคคลากรในหน่วยงานเป็นสำคัญ
เจ้าหน้าที่จะเข้าไปดำเนินงานทันที ภายใน 1 สัปดาห์
ลักษณะของการวางระบบบัญชีที่ดี
- สำนักงานบัญชีสามารถใช้ข้อมูลที่แท้จริง และเที่ยงตรงในการดำเนินงาน โดยแสดงเป็นจำนวนเงินทุกรายการ
- สำนักงานบัญชีสามารถเปรียบเทียบข้อมูลในอดีตกับปัจจุบันได้ง่ายและรวดเร็ว เพื่อประโยชน์ในการจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายต่าง ๆ
- สำนักงานบัญชีสามารถนำเสนองบการเงินเพื่อใช้ประโยชน์ในการบริหาร
- การกู้ยืมเงินทุนมาดำเนินธุรกิจจากเจ้าหนี้
- สำนักงานบัญชีสามารถใช้ควบคุมและป้องกันการรั่วไหล
- การใช้เงินมากเกินความจำเป็น ทั้งการลักขโมย และการปฏิบัติของพนักงานที่ผิดพลาด
- สำนักงานบัญชีสามารถใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานเพื่อใช้ในการคำนวณภาษีที่ธุรกิจต้องชำระให้แก่สรรพากรตามกฎหมายประมวลรัษฎากร
บันทึกของระบบบัญชี
ระบบบัญชีของสำนักงานบัญชีจะต้องบันทึก ข้อมูลเพื่อใช้ภายในและภายนอกกิจการ สำหรับภายนอกกิจการผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น นายธนาคารที่ธุรกิจกู้ยืมเงินหรือเจ้าหนี้ จะสนใจดูเฉพาะงบการเงินอันประกอบด้วยงบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด จากสำนักงานบัญชี แต่สำหรับภายในกิจการ
การบันทึกข้อมูลจะมีรายละเอียดมากกว่านั้นเพื่อเป็น ประโยชน์ต่อการบริหารงานแต่ละด้าน บันทึกพื้นฐานของ ระบบบัญชีของสำนักงานบัญชี ประกอบด้วย
- บัญชีแยกประเภทลูกหนี้ ใช้บันทึกยอดเงินที่ลูกค้ายังคงค้างชำระต่อธุรกิจ (ควรมีรายละเอียดลูกหนี้แต่ละรายด้วย)
- บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ ใช้บันทึกยอดเงินยังคงค้างชำระผู้ขายหรือเจ้าหนี้รายอื่น ๆ (ควรมีรายละเอียดเจ้าหนี้ทุกราย)
- บัญชีควบคุมสินค้าคงคลัง ใช้บันทึกจำนวนรับ/จ่ายสินค้าคงคลัง จากธุรกิจทั้งหมด(ควรมีบัญชีคุมยอดแยกสินค้าคงเหลือแต่ละรายการ)
- บัญชีเงินเดือน ใช้บันทึกค่าจ้างเงินเดือนของลูกจ้างพนักงาน และรายการหักภาษี ณ ที่จ่ายตลอดจนรายการที่จ่ายเข้ากองทุนประกันสังคม
- สมุดเงินสด นิยมแยกเป็นสมุดเงินสดรับและสมุดเงินสดจ่าย เพื่อใช้บันทึกการรับจ่ายเงินสดของกิจการ
- บัญชีสินทรัพย์ถาวรของธุรกิจ ใช้บันทึกราคาต้นทุนที่ซื้อสินทรัพย์เหล่านั้นมา และแสดงค่าเสื่อมราคาสะสมของสินทรัพย์แต่ละรายการ
- บัญชีอื่น ๆ เช่น บัญชีค่าใช้จ่าย บัญชียอดขาย บัญชีต้นทุนขาย ฯลฯ การวางระบบการบันทึกข้อมูล หรือ วางระบบบัญชี ของสำนักงานบัญชี จำเป็นต่อธุรกิจ แม้ธุรกิจขนาดย่อมอาจมีผู้ประกอบการเพียงคนเดียวที่ดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ทั้งหมด หรือจำนวนเงินที่หมุนเวียนในการค้าเป็นจำนวนไม่มากนัก แต่การบันทึกของสำนักงานบัญชีโดยมี ระบบบัญชี ที่ดีจะคอยควบคุมและแสดงสถานภาพทางการเงิน ตลอดจนไว้วิเคราะห์สมรรถนะการดำเนินงานของธุรกิจได้เป็นอย่างดีสมกับคำที่ กล่าวว่า “บัญชีคือเครื่องมือการดำเนินธุรกิจ
